ERPプロジェクトを円滑に進めるための重要なポイント

By Steven Otwell, Director of Payments 2022年5月23日

ERPプロジェクトは高価で複雑、かつ多くのリソースを必要としますが、財務部門が関与することで、より円滑に進めることができます。ERPの移行に際しては、銀行との接続を再構築する必要があります。そのため、財務部門にとっては、銀行との関係を合理化するのが最善か、移行するのが最善かを考える良い機会になります。従来のシステムインテグレーターを使って銀行接続を設定する場合、銀行フォーマットの設定に平均3~6カ月かかり、一般的な銀行では1行あたり3~4種類のフォーマットを設定する必要があります。また、既存の銀行フォーマットのライブラリを活用することで、銀行接続にかかる時間を短縮する方法を提供するソリューションプロバイダーもあります。

財務担当者は、ERPプロジェクトの早い段階から参加することで、銀行との戦略的な関係を築く機会、現在のプロセスの評価、コスト削減、そして、財務管理ソリューションや決済ハブを導入して、さらなる利益を得る可能性を提供します。しかし、ERPプロジェクトが既に進行中であっても、その窓口は閉ざされることはなく、すなわち、財務部門の関与に遅すぎるということはないのです。
 

銀行の合理化 – ERPプロジェクトは、銀行の状況を評価する絶好の機会です。不要な銀行との関係を断ち切ったり、新しい銀行を追加したり、異なるシステムや非対応のオフィス拠点をコーポレートバンキング構造に取り込むのに、これ以上ないタイミングです。検討すべき項目は、地域、サービス、価格、取引関係、全体的なビジネス適合性などです。銀行との接続を管理する企業をパートナーに選べば、現在も将来も、継続的なメンテナンスに必要なITリソースを排除することができます。
 

企業の合理化 – 上述した項目に加えて、ERPプロジェクト中の変更により、移動する必要のあるデータが減少するため、組織は現在の法人格構造を評価するまたとない機会を得ます。

ERPプロジェクトにおいて、財務部門が関与することで最も大きなメリットが得られる作業領域があります。これらは、資金管理、買掛金、売掛金、銀行接続です。テストも、留意すべき重要な要素です。
 

資金・財務管理 – 資金管理は、日々の銀行取引明細書の照合、日々のキャッシュポジション、短期および長期の資金繰り予測に重点を置いています。資金管理モジュールに財務管理ソリューションが組み込まれているERPもいくつかありますが、一般的には単純化されており、中規模または複雑な要件には対応できない傾向があります。

照合 – 毎日の銀行取引明細書の照合は、ERPで自動化されるべきです。さらに、銀行勘定調整も設定されるべきです。

日々のキャッシュポジション – ERPプロジェクトの一環として、日々のキャッシュポジションを取得する方法を決める必要があります。ほとんどのERPは、この機能の簡易版なら対応できますが、より複雑なコンポーネントを取得する場合、TMSによるこの機能の強化が必要かもしれません。

資金繰り予測 – 日々のキャッシュポジションと同様に、資金繰り予測に必要なデータは、ERPでは容易に利用できない場合があります。また、より複雑な資金繰り予測計算やトレンド分析が必要な場合は、TMSを検討する必要があるかもしれません。
 

買掛金 – 財務部門は、口座に資金を供給することに重点を置いていますが、ビジネスで必要とされる支払ファイルやフォーマット(電信送金、国際電信送金、ACH(小口決済システム)、第三者送金、送金小切手など)に関する知識を持つことは、ERPプロジェクトにとって重要です。これらの異なるタイプのファイルには、ERPシステムで使用する前に理解しておく必要がある銀行独自のフォーマット特性にも注意しなければなりません。
 

売掛金 – 財務部門と取引銀行は、受入現金が銀行とERPの間でどのように処理されるという点で関連性を持ちます。処理の方法には、前日または当日中の銀行明細ファイル、ロックボックスサービス、EDI受領ファイル、または、さまざまな支払承認ファイルなどが考えられます。
 

接続性 – ERPと銀行の接続性は、ERP導入において、最も見落とされ、過小評価されているコンポーネントの1つです。ERPプロジェクトは、銀行の接続性を構築または再構築する必要がある唯一の場面です。どの銀行との関係が最も重要かを検討し、可能であればそれらの銀行を合理化し、将来的に銀行に依存しないことが重要であるかどうかを決定することが重要です。銀行とどのような方法で接続したいのか、いくつの銀行と取引関係があるのか、1行あたりの口座数、グローバルな関係か(国内か国外か)、各銀行が口座ごとの支払タイプに要求するフォーマットは何か、各銀行との通信にはどのようなプロトコルが使用されるかを確認し、そして、システムインテグレーターを評価する際は、銀行接続を実装した経験があるかどうかを確認することをお勧めします。なぜなら、成熟した接続スキルを持つ経験豊富な人材が不足していることもあるからです。
 

統合テスト – 銀行関係の主要な連絡先としての役割を持つ財務部門は、ERP導入の各フェーズにおける統合テストに積極的に参加する必要があります。これは、ERPプロジェクト全体のスケジュールを守るために、テストのタイミングや期限を管理することを含みます。

TMS(Treasury Management System: トレジャリーマネジメントシステム)の導入は、ERPの移行直前、または移行と同時に行うことで、時間やコストの削減、財務部門の効率化を実現します。TMSを導入することで、接続設定、監視、レポート作成、トラブルシューティングなどのために費やされる社内のITリソースのコストを削減することができます。TMSは、単一プラットフォーム上でグローバルの資金をリアルタイムに可視化します。このことは、複数のERPや複雑なグローバルの取引銀行が存在する場合、特に重要となります。サードパーティのTMSプロバイダーを選べば、社内のリソースを確保しなくても、必要に応じて銀行接続を変更することができます。さらに、買収に伴う新しい銀行の設定も簡単に行うことができます。

ERPプロジェクトでさらに強化すべき点の1つに、決済ハブを組み込むことが挙げられます。ERPと銀行の間に決済ハブを追加することで、複雑さを軽減し、設定時間を短縮し、最終的にERPプロジェクトのリスクを軽減することができます。決済ハブは、さまざまなソースからデータを取得し、単一のプラットフォームにロードします。決済ハブでは、支払承認の入力、管理、不正検出ソリューションの適用が可能です。また。組織内に複数のERPやソースシステムが存在する場合にも、決済ハブは付加価値を提供します。決済ファクトリー(Payment Factory)を導入すると、企業が取引銀行を変更する場合、銀行フォーマットや接続性の変更に関する更新やテストのために、IT部門に何度も依頼する必要がなくなります。
 

では、組織のERPプロジェクトの計画におけるチームの役割を確保するために、財務担当者は何をすればよいのでしょうか。

● とにかく参加すること
● 財務部門のERP戦略を決める。可視性、銀行の柔軟性、不正防止などの重要性を検討する
● 銀行との関係を合理化する
● 銀行のIT部門プロジェクトマネージャーを紹介してもらう
● 銀行口座やキャッシュフローなど、銀行業務の構造を完全に文書化する
● 財務プロセスを文書化し、それらを使ってプロジェクトの要件を定義する
● テスト計画の策定
● 最後に、ERPプロジェクトを、成熟したTMSや決済ハブ機能に投資する機会であると捉える

ERPプロジェクトは、現在のプロセスや銀行との関係を評価し、必要であれば適切な変更を行う絶好の機会です。
 
 

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